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El avance tecnológico ha cambiado la manera en que nos relacionamos, divertimos y trabajamos. Ahora, tener un ordenador en cada empresa es fundamental y su uso permite ahorrar tiempo y dinero.
En las empresas en las que se almacena una gran cantidad de documentos, se suele ocupar un gran espacio físico que se debe gestionar de forma eficaz para evitar complicaciones y retrasos a la hora de consultarlos.
Una forma de agilizar este proceso y ahorrar tiempo y dinero, es digitalizar los documentos y tenerlos en el ordenador para su búsqueda, consulta y revisión.
Este trabajo suele llevar mucho tiempo, por lo que muchas empresas lo retrasan; por este motivo, se crearon programas y sistemas de gestión de documentos para automatizar este proceso.
En este artículo, te contamos qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve, como es el proceso de digitalización de documentos y cuáles son los programas más usados para este fin.
La gestión documental es el conjunto de técnicas y prácticas usadas para el manejo eficiente, eficaz y categorizado de toda la documentación que recibe o crea una empresa (Words, emails, PDFs, videos, audios, imágenes, planos, etc.), con la finalidad de mejorar la seguridad y administración de los mismos.
Para lograr esto, se usan Programas de Gestión Documental (PGD) y Sistemas de Gestión Documental, que permiten automatizar el proceso de digitalización de documentos y optimizar el uso de los recursos almacenados.
Pasar a digital toda la documentación de la empresa y tenerla en el sistema, permite mejorar la productividad de la organización, incrementar su competitividad, ofrecer un mejor servicio y disminuir costes.
La gestión documental digital permite:
También llamado Document Management System (DMS), es una forma de almacenar, organizar y administrar la documentación digital de una empresa para su fácil acceso.
Los sistemas de gestión documental sirven para:
Debido a la gran cantidad de documentos a digitalizar, la idea de escanear a mano de forma tradicional, por lo general es descartada por muchas empresas, por lo cual quedan dos opciones:
Aunque si la documentación es poca, se pueden usar programas gratuitos y hacer el proceso por cuenta propia, o usar un programa de pago si se quiere hacerlo de forma más profesional.
Sin embargo, los gestores documentales no solo escanean y digitalizan los documentos, también permiten optimizar su búsqueda.
Muchas veces el software de captura viene incluido al comprar la máquina, aunque también se puede comprar solo el software si ya se cuenta con una.
Para elegir el indicado, es importante determinar que documentos se van a digitalizar, ya que, además de fotos, videos, música, mapas o planos, también se puede digitalizar facturas, albaranes, pedidos de clientes, seguros, etc.
Si se busca digitalizar facturas, se debe tener en cuenta la normativa para que la factura digital pueda tener el mismo valor que la original.
El software usado debe estar homologado por la Agencia Tributaria Española (AEAT) y se debe incluir la firma digital para que la factura digital sea legalmente válida.
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